Comment gérer vos locations avec succès ?

Souvent la gestion locative est vue comme une activité routinière et chronophage mais elle est en réalité tout aussi importante que la recherche d’une bonne affaire et l’achat du bien. C’est une gestion locative rigoureuse qui vous permettra de maintenir vos revenus locatifs tout au long de la vie de votre investissement.

Certains investisseurs auront davantage la fibre pour rechercher les bonnes affaires et négocier. D’autres seront plus à l’aise dans la gestion. C’est en quelque sorte deux activité qui à la fois s’opposent et se complètent.

La question est de savoir s’il faut la déléguer ou la faire soi-même. Outre l’envie ou pas de la faire, qu’est-ce qui est le plus rentable et le plus efficace? Nous allons voir ensemble les avantages et les inconvénients entre faire ou faire-faire. Mais nous verrons aussi qu’un mix des deux est intéressant.

Quelles sont les activités de gestion locative?

La gestion locative se définit par l’ensemble des activités qui consistent à prendre en charge la gestion quotidienne d’un bien immobilier en location. Elle pourrait se décliner par les activités ponctuelles et répétitives.

Activités ponctuelles

• Mettre en place le contrat EDF, eau, ménage et entretien pour les parties communes s’il s’agit d’un immeuble, d’une location courte durée ou bien en colocation.
• Rechercher un ou des locataires
• Rédiger et signer le ou les baux
• Faire les états des lieux d’entrée et de sortie, remise des clés
• Gérer les risques (impayés, réparations exceptionnelles,…). Voir article « comment diminuer de 80% les risques du propriétaire bailleur »).
• Suivre des changements réglementaires

Activités mensuelles

• Éditer et envoyer les quittances de loyer
• Régler les factures (EDF, eau, copro, internet, ménage, réparations, ….)
• Vérifier les encaissements et faire des rappels si nécessaire
• Faire son suivi budgétaire (classer les factures, suivi excel,…)

Activités annuelles

• Réviser les indices de loyer
• Déclarer son bien à l’administration fiscale
• Assister et participer à l’assemblée générale de la copopriété
• Faire le point annuel de la comptabilité

Déléguer à une agence ou gérer soi-même ?

A première vue, je dirais que chacun voit en fonction de sa situation mais vous devriez vous poser ces questions avant de prendre un décision un peu trop attive.

Avez-vous envie ou besoin de tout contrôler et faire vous-même? Générez-vous suffisamment de cashflow pour vous permettre de déléguer? A quelle distance êtes-vous situé de votre bien locatif? Quelles sont vos compétences en gestion locative? Combien de lots avez-vous?

Certaines activités de la gestion locatives apportent de la valeur ajoutée alors que d’autres concernent des tâches administratives tel que l’envoi de quittances. Les activités les plus critiques sont sans doutes la sélection du locataire et la gestion des risques.

Vous pourriez donc choisir de garder ces activités « stratégiques » et ne pas déléguer. Sachez qu’en cas problème important, l’agence fera de toute façon appel à vous. Vous serez donc obligatoirement impliqué dans le processus de décision.

A qui puis-je déléguer la gestion locative ?

Vous pouvez choisir une agence physiques proche de chez vous ou bien un site de gestion en ligne.

Les agences physiques

Vous avez le choix entre une agence physique qui vous facturera environ 8% du loyer et une agence en ligne (Smartloc, RendementLocatif, GererSeul, Rentila, …) qui sera moins chère (environ 4% du loyer). Si vous souhaitez travailler avec une agence je vous conseillerais plutôt une agence physique car vous aurez un meilleur service. Elles ont connaissance du marché local et des artisans qui seront en mesure d’intervenir rapidement. De plus, vous pourrez déduire ces frais lors de votre imposition. En revanche, l’avantage d’une agence en ligne est que vous aurez un suivi écrit avec l’outil en ligne.

Les prestations d’une agence

• Rechercher un ou des locataires
• Rédiger et signer le ou les baux
• Faire les états des lieux d’entrée et de sortie, remise des clés
• Éditer et envoyer les quittances de loyer
• Encaisser les loyers
• Réviser les indices de loyer
• Suivre les petits travaux d’entretiens
• Relancer le locataire en cas d’impayé

Il n’est généralement pas inclus

• Mise en place le contrat EDF, eau, ménage et entretien pour les parties communes s’il s’agit d’un immeuble, d’une location courte durée ou bien en colocation.
• La gestion des risques tels qu’un sinistre, un changement réglementaire, les gros travaux de réfection, la procédure d’expulsion d’un locataire, troubles de voisinage, etc
• Déclarer ses revenus locatifs,…

Vous aurez donc toujours quelques activités plus ou moins ponctuelles à gérer vous-même malgré le fait d’avoir une prestation de gestion totale de votre bien.

Faire la gestion soi-même

Vous pouvez faire l’ensemble de la gestion mais cela risque de vous prendre du temps. L’idéal est d’avoir une agence locale qui peut vous aider en cas de besoin. Un mix des deux me semble le plus raisonnable.

Je vous conseille de faire une partie de la gestion locative vous-même si votre bien est situé à côté de chez vous ou bien si vous avez du temps libre.

Personnellement, j’utilise les services d’une agence ponctuellement lorsque mon emploi du temps ne me permet pas de faire certaines activités comme la recherche d’un locataire. Même si la recherche d’un locataire est une étape importante dans votre parcours d’investisseur, vous pouvez déléguer cette tâche à une agence sérieuse. Cela vous permet également de la tester et d’y avoir recours en cas de besoin.

Pour que vous sachiez dans quoi vous vous lancer, veuillez trouver quelques indications en terme de temps que cela vous prendra pour faire la gestion de 10 lots :

• Rechercher un ou des locataires + rédiger et signer le ou les baux + faire les états des lieux d’entrée et de sortie, remise des clés : 30 heures par an en admettant que deviez gérer 3 changements de locataire par an
• Envoyer les quittances de loyer : 1 heure par mois
• Encaisser les loyers, vérifier et relancer le locataire : 1 heure par mois
• Réviser les indices de loyer : 1 heure par an
• Suivre les petits travaux d’entretiens : 2 heures par an
• Rénovation d’un appartement entre deux locataires : 30 heures par an
• Faire le suivi budgétaire : 4 heures par an
• Fournir documents au comptable et faire la déclaration aux impôts : 4 heures par an
• Gestion de risques (procédure d’expulsion, sinistre, gestion gros travaux, cas particulier,…) : cela peut prendre beaucoup de temps mais ce n’est heureusement pas chaque année. Donnons une moyenne de 10 heures par an si vous devez gérer un gros problème une fois tous les 10 ans.

Pour 10 lots je comptabilise environ 73 heures par an donc environ 10 jours de travail par an. C’est un calcul assez large car ça peut-être beaucoup moins que cela si tout se passe bien. Ça peut aussi être l’inverse si vous avez un peu moins de chance. Cela ramène donc un temps de 1 journée par lot et par an en cumulé.

Les erreurs classiques à éviter

• Etre tenté de faire des économies en faisant tout soi-même mais finalement y passer beaucoup de temps
• Déléguer sans contrôler. La délégation n’exclut pas le contrôle.
• Croire que l’investissement locatif est un actif totalement passif. Vous n’allez pas passer des semaines de 25 heures à gérer vos investissements mais ce n’est pas pour autant passif.

En conclusion, si vous souhaitez simplement acquérir un appartement, la gestion soi-même est une solution pertinente qui augmentera votre casflow. Vous aurez aussi un sentiment de contrôle et maîtrise de votre investissement. Il peut aussi être intéressant de mettre la main à la patte au début afin de bien connaître chaque activité pour mieux les déléguer par la suite.

Par contre, si vous souhaitez continuer vos investissements au delà de 3 ou 4 lots, je ne peux que vous conseillez de déléguer la gestion locative. Ce sera très important afin de vous libérer suffisamment de temps pour rechercher d’autres bonnes affaires et vous focaliser sur votre cœur de métier si je puis dire.

Comme je tiens à mettre à disposition un maximum d’outil gratuits sur ce site, je vous offre le tableau de budget et des modèles de baux.